TELECONFERENCE

 TELECONFERENCE

Pengertian Teleconference

Komunikasi langsung diantara beberapa atau banyak orang secara jarak jauh (tidak dalam satu ruangan), dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu secara interaktif dan real time (langsung).

Jenis-Jenis Rapat

Berdasarkan Tujuannya

1. Rapat Penjelasan : rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2. Rapat Pemecahan Masalah : rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masalah.

3. Rapat Perundingan : rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

Berdasarkan Sifatnya

1. Rapat Resmi (Formal Meeting) : rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

2. Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) : rapat yang diselenggarakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

3. Rapat Terbuka : rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

4. Rapat Tertutup : rapat yang dihadiri oleh peserta tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia

Berdasarka Jangka Waktunya

1. Rapat Mingguan : rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang sifatnya rutin.

2. Rapat Bulanan : rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah yang terjadi selama satu bulan yang lalu.

3. Rapat Semesteran : rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu.

4. Rapat Tahunan : rapat yang diadakan setahun sekali, contohnya rapat dewan komisaris.

Manfaat Rapat

1. Menyebarkan informasi

2. Mendapatkan feedback

3. Melahirkan gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4. Memberi solusi dari permasalahan yang ada

5. Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

Tujuan Rapat

1. Memecahkan masalah atau mencari solusi

2. Menyampaikan informasi, perintah dan pernyataan

3. Alat koordinasi intern dan ekstren

4. Menggali partisipasi peserta rapat terhadap masalah yang dihadapi 

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

Jenis Teleconference

1. Audio Conference (conference call)

 Komunikasi yang terjadi antara partisipasi hanya dalam bentuk suara.

2. Video Conference 

 Komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda dan secara simultan dapat mengirimkan gambar dan suara.

3. Web Conference

 Komunikasi berbasis web dimana partisipan dapat berkomunkasi secara simultan menggunakan teks,suara,video hingga berbagi file atau melakukan slide presentation.

Prodedur Teleconference

1. Melakukan instalisasi software apk yang akan digunakan baik pada HP Android, Laptop atau PC.

2. Menjadwalkan meeting pada sowtware apk yang digunakan

3. Membagikan meeting number/password/link room kepada anggota

4. Membuka meeting sesuai waktu yang sudah dijadwalkan

Peralatan Teleconference

1. Koneksi Internet

2. Device (perangkat)

3. Perangkat Lunak

4. Perangkat Pendukung Audio

5. Perangkat Pendukung Video